logo

Zarządzanie typami zawartości

Jedną z zalet bibliotek dokumentów znajdujących w usłudze Windows SharePoint Services jest możliwość tworzenia szablonów dokumentów dla danej biblioteki zwanych Typami zawartości (Content type). Chcąc uprościć użytkownikom pracę możemy przygotować gotowe szablony dokumentów, które będą wymagały tylko uzupełnienia. Rozwiązanie takie w znaczny sposób przyśpieszy pracę i ułatwi pracę na wielu dokumentach jednocześnie. Dodatkowo możliwe jest przygotowanie szablonów w różnych formatach plików. Rozwiązanie te zalecam szczególnie dla bibliotek przechowujących podania, raporty i schematyczne dokumenty.

Włączenie zarządzaniem typami zawartości

Pierwszą czynnością jaką musimy wykonać jest włączenie możliwości zarządzania typami zawartości na danej bibliotece. W tym celu wybieramy Ustawienia a następnie Biblioteka doskumentów – ustawienia.

Następnie w sekcji Ustawienia ogólne wybieramy Ustawienia zaawansowane.

Następnie w sekcji Typy zawartości włączamy tą funkcjonalność.

Po uruchomieniu tej funkcjonalności w ustawieniach biblioteki pojawi się nowa opcja:

Dodawanie nowego typu zawartości (szablonu dokumentu)

Chcąc dodać nowy szablon dla nowego dokumentu do biblioteki wybieramy Akcje witryny a następnie Ustawienia witryny. W sekcji Galerie wybieramy Typy zawartości witryny.

W nowo wyświetlonej stronie wybieramy przycisk Utwórz. Otworzy się formularz dodawania nowego typu zawartości.

Po dodaniu nowego typu zawartości najlepiej dodać szablon dokumenty. W tym celu wybieramy Ustawienia zaawansowane.

Następnie wczytujemy wcześniej przygotowany szablon dokumentu poprzez przycisk Przegladaj. Ważne jest by nie wybierać opcji pliku tylko do odczytu. Po zaakceptowaniu dodany zostanie nowy typ zawartości. Dostępny on będzie do wybrania dla każdej listy w kolekcji witryn.

Dodawanie szablonu do listy

Po stworzeniu gotowego szablonu dokumentu możemy go skojarzyć z biblioteką poprzez ustawienia. W sekcji typy zawartości mamy możliwość zarządzać przypisanymi typami zawartości, ustalać ich kolejność oraz wyświetlanie. Chcąc dodaj nowy szablon do listy należy wybrać Dodaj z istniejących typów zawartości witryny wybrać utworzony szablon. Zarządzanie dodanymi typami zawartości odbywa się natomiast poprzez przycisk Zmień kolejność dla przycisku Nowy i domyślny typ zawartości. Screen powyższych opcji znajduje się powyżej. Po dodaniu nowego szablonu mamy możliwość wybrać go podczas tworzenia nowego dokumentu.

Uprość pracę do maksimum

Na sam koniec chcąc sprawić by praca z daną listą była jeszcze prostsza można dodać do tej biblioteki webparta – Content Type Toolbar Web Part. Jest to bardzo proste rozwiązanie, które dodaje dodatkowe przycisku umożliwiające tworzenie nowego dokumentu za pomocą jednego kliknięcia. Dodatek ten prezentuje się bardzo estetycznie:

Linki:


Szymon Bochniak - więcej informacji

Szymon jest doświadczonym administratorem SharePoint, właścicielem firmy SharePoint 4 Busiess oraz autorem bloga sharepointblog.pl



  0 KOMENTARZY
OfficeSystem.pl
Loading Facebook Comments ...